編寫外貿(mào)郵件時(shí)應(yīng)注意的問題
郵件標(biāo)題
外貿(mào)郵件的標(biāo)題首當(dāng)其沖，一個(gè)好的標(biāo)題就是成功的一半。外貿(mào)郵件標(biāo)題或者叫主題，是整封郵件的靈魂，一個(gè)好的標(biāo)題會(huì)起到事半功倍的效果，特別是未與客戶建立任何業(yè)務(wù)往來之前。那么，我們?cè)撊绾蝸韺懲赓Q(mào)郵件標(biāo)題呢?
1)標(biāo)題一定要簡(jiǎn)潔鮮明，盡量避免類似于推銷信的主題。比如客戶的詢盤要求我們發(fā)電腦包的價(jià)格單，一般人會(huì)寫成“Price list of laptop bag”。如果客戶長(zhǎng)期采購或者進(jìn)口，他的郵件地址一定會(huì)被很多公司搜索到，每天會(huì)收到很多類似郵件。如果我們把標(biāo)題改成“The/Your required price list of laptop bag”，效果肯定要稍好。
2)標(biāo)題不要全部用大寫，這樣很容易進(jìn)入垃圾郵箱。
3)標(biāo)題盡量不要出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
郵件正文。
外貿(mào)郵件幾乎體現(xiàn)了我們作為一個(gè)業(yè)務(wù)員的所有專業(yè)、技術(shù)水平，業(yè)務(wù)水平。甚至我們自己的性格，修養(yǎng)等等。所以要盡量嚴(yán)格要求自己，不斷提升。
1.針對(duì)性。請(qǐng)?jiān)卩]件中寫上對(duì)方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會(huì)讓對(duì)方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發(fā)的通函，從而表示對(duì)此的重視。如果無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs”or“Dear Sir or Madam”。
2.郵件正文字體大小，顏色要統(tǒng)一。且盡量使用國(guó)際上比較通用的字體。想要突出的重點(diǎn)部分可用粗體、斜體、鮮明顏色等標(biāo)示出來。郵件不要全部用大寫字母。不要為了顯示個(gè)性，或者美觀，選一些不常用字體。因?yàn)槟銦o法判斷客戶是否也使用相同的操作系統(tǒng)或者軟件，如果客戶電腦無此字體，一般會(huì)亂碼。
3.郵件要簡(jiǎn)潔樸實(shí)，不需要華麗。幾句話點(diǎn)到主題，表達(dá)清楚就可以了。能用一句話表達(dá)的，千萬別寫兩句，省掉一切能省的廢話(不包括適當(dāng)禮貌性用語)。郵件中盡量不要出現(xiàn)生僻的單詞。
4.少用第一人稱，少用主動(dòng)語態(tài)，多用被動(dòng)語態(tài)，多用虛擬語氣，目的是陳述事件，而不是一看到郵件就我/我們?cè)趺丛趺礃�。多用短句，少用長(zhǎng)句，一句話最好只出現(xiàn)一個(gè)從句，盡量不要從句里面含著從句，英語畢竟不是我們的母語，句子太長(zhǎng)，讀起來不順口，而且還容易產(chǎn)生歧義。盡量用“WE”，“OUR”而不是“I”, “MY”因?yàn)闃I(yè)務(wù)員代表的是公司，而不僅僅是個(gè)人。舉個(gè)特殊的例子，比如我們要寫“經(jīng)與老板協(xié)商后做的決定”，“As discussed with my boss……”，這樣寫在很多國(guó)家都不會(huì)有問題，但有些國(guó)家理解My boss是頂頭上司的意思，而不一定是老板，客戶會(huì)覺得這個(gè)決定是不是不靠譜，或者還有回旋余地。如果寫成“As discussed with our boss…..”，就不會(huì)有任何問題。
5.語氣不要過于生硬。比如我們經(jīng)常催客戶付款，“Did you make the payment?”，面對(duì)面，或者在電話中我們應(yīng)該這樣講。但如果在郵件中，如果寫成“When can we expect to get your payment?”這樣不管有沒有付，客戶會(huì)比較好回答。
6.用詞。有些詞盡量不要全篇都一樣，比如“如果”，如果全篇都是“If”，影響不大，但讀起來會(huì)有些生硬，可以用其它的，如“Whether”“In case”“Provided that”等。但有些詞必須全部統(tǒng)一，比如說電腦內(nèi)膽包，如果我們開始用了“Laptop sleeve”，在后面就不要再用像“Laptop cover”“Computer sleeve”等之類的。雖然意思一樣，但有可能客戶會(huì)覺得我們是不是再說兩種不同的產(chǎn)品。
7.如果客戶的郵件長(zhǎng)篇大論，問了很多問題，回復(fù)時(shí)最好直接在客戶問的每個(gè)問題下面直接作答，字體和顏色要區(qū)分出來，因?yàn)檫@樣客戶看起來會(huì)非常方便。如果全部寫在郵件上方，可能客戶要一條一條先看下面問題，再看上面答復(fù)。
8.精確。當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息時(shí)，比如時(shí)間，地點(diǎn)，價(jià)格，貨號(hào)等等，盡可能做到精確。這樣會(huì)使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的進(jìn)程。
9.外貿(mào)郵件不要寫的過長(zhǎng)。人的時(shí)間很寶貴，每天要收到數(shù)百封郵件，你想想，一個(gè)不認(rèn)識(shí)的人發(fā)了一封又長(zhǎng)又臭的郵件給你，英語表述又一般，還加了好幾M的附件，你會(huì)不會(huì)認(rèn)真去看?而且很多老外的時(shí)間觀念很強(qiáng)，每天都有幾塊固定的時(shí)間用來處理email，很多長(zhǎng)篇大論的郵件，只要不是他的熟人發(fā)的，一般會(huì)被直接刪除，或者是把你的地址設(shè)為垃圾郵件。
我們了解到很多西歐客人，他們一般處理每一封郵件的時(shí)間是2-3秒，也就是大致掃一眼，重要的郵件，一般馬上仔細(xì)閱讀并回復(fù)，不是太重要的，會(huì)在outlook里標(biāo)注上要處理的具體時(shí)間，然后從inbox拉到相應(yīng)的子目錄里。換句話說，只要客人的郵箱地址是對(duì)的，也是你要找的right person，你的開發(fā)信只能停留在他眼前2-3秒，就是決定命運(yùn)的時(shí)刻了。這種情況下，試問你敢不敢把郵件寫得很長(zhǎng)?
10.公司介紹不要太多，最好一筆帶過。客人一般不會(huì)有太大興趣去看的。只有等他對(duì)你的產(chǎn)品，價(jià)格各方面都有興趣，他才會(huì)要了解一下我們是什么樣的公司，什么規(guī)模之類的。當(dāng)然也有客戶先要從公司基本信息了解開始，這樣就越詳細(xì)越好了。
11.如果樣板單或訂單經(jīng)過了很長(zhǎng)時(shí)間的談判，來往郵件也很多，尤其是前前后后改了很多細(xì)節(jié)，最后確認(rèn)的時(shí)候，寫一封總結(jié)郵件，詳細(xì)列出所有細(xì)節(jié)。同樣，與客戶電話溝通或者面對(duì)面談的東西先記下來，事后馬上寫一封總結(jié)郵件過去。千萬別讓客戶自己寫過來。這樣既可以避免以后不必要的糾紛，也讓客戶覺得我們服務(wù)做得好。如一美國(guó)客戶確認(rèn)訂單的時(shí)候?qū)懙模?/span>
Here I would like to sum up the details of your order as below,
1. Overall size is as per your sample.
2. Color is from #11 in K38.
3. Woven label and washing label are as per your sample.,
4. No HS iron logo.
5. A 2.75”X5” tag is as per your artwork.
6. The strap comes off at 45 degree angel, and the length is 37.5”
7. A poly bag with printing mentioned.
Please correct me if any point wrong or missed.
12.價(jià)格問題�？蛻粢话銜�(huì)一輪一輪砍價(jià)，為自己爭(zhēng)取最大利益�！癐t is too expensive”，或者“Your price is too high”很多客戶會(huì)這樣寫�；貜�(fù)時(shí)不妨這樣寫，“I think that’s a little expensive, but…” 先同意客戶的觀點(diǎn)，表示價(jià)格的確有那么一點(diǎn)點(diǎn)貴，但是……�？蛻粽ftoo，我們說a little，這樣一來，先同意客戶的觀點(diǎn)，氣氛不會(huì)那么緊張。也留有談判余地。就算以后再降價(jià)，也不至于降太多。然后等轉(zhuǎn)折以后，再解釋給客戶聽，我們的產(chǎn)品為什么要賣這個(gè)價(jià)錢，差別在哪里，優(yōu)勢(shì)在哪里。如果還嫌貴，可以在改動(dòng)某些材料、配件等把價(jià)格降下來。也可以調(diào)整一些細(xì)節(jié)，比如延長(zhǎng)出貨期，改包裝等等，要給客戶一種現(xiàn)在的價(jià)格是作了改動(dòng)才有的感覺。價(jià)格談判的核心就是雙方都能接受。當(dāng)然這只是一個(gè)大概處理辦法，很多情況可能要具體去分析。
13.為了縮短樣板或訂單整個(gè)周期，在往來郵件中，主動(dòng)幫客戶去解決問題。有疑問的，盡量給不同建議讓客戶選擇，而不是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單再問客戶該如何處理。這樣既可以節(jié)省時(shí)間，也讓客戶覺得我們專業(yè)，服務(wù)也好。
14.郵件回復(fù)一般當(dāng)天完成。如果當(dāng)天無法回復(fù)，特別是老客戶郵件，最好能給個(gè)反饋信息，什么時(shí)候能給予答復(fù)，比如“We are checking, and will get reply to you by……”。詢盤最好能當(dāng)天回復(fù)，尤其是在工作時(shí)間收到的詢盤，如果即該回復(fù)，越快越好，客戶一般會(huì)反饋。
15.我們可能經(jīng)常碰到無理的客戶郵件寫得很Aggressive, 回復(fù)郵件時(shí)，我們最好保持我們的風(fēng)度，顯示出我們是來自大公司的高素質(zhì)的銷售人員。不管單成與不成，盡量去營(yíng)造一個(gè)和諧的氣氛。
16.如果某個(gè)業(yè)務(wù)員與客戶處于比較焦灼狀態(tài)，可以讓其它業(yè)務(wù)員，或者經(jīng)理以上司或者老板名義暫時(shí)協(xié)調(diào)一下，能取得不錯(cuò)效果。
17.郵件寫完后一定要再花幾分鐘反復(fù)檢查，是否有語法錯(cuò)誤、拼寫錯(cuò)誤，是否有遺漏內(nèi)容或者附件，甚至本身的一些人為錯(cuò)誤，如價(jià)格，出貨期等。
18.平時(shí)多琢磨客人的郵件，尤其是那些寫得比較好的。有意識(shí)去模仿他們的行文方式和遣詞用句。
19.郵件簽名。簽名一般顯示個(gè)人與公司的基本信息，包括地址與聯(lián)系方式等。還有一些能顯示公司實(shí)力的認(rèn)證等信息。
20.信頭。就如同信紙，很多公司有自己的信紙，有信頭。這個(gè)很少有人加，尤其是開發(fā)信，因?yàn)榇蠖鄶?shù)人崇尚簡(jiǎn)單，開發(fā)信越簡(jiǎn)單越好。我不這么認(rèn)為，當(dāng)客戶有詢盤進(jìn)來，你回復(fù)的時(shí)候，加入信頭，會(huì)顯示出你公司比較正規(guī);發(fā)開發(fā)信的時(shí)候，加入信頭，會(huì)讓你的公司顯得正規(guī)有實(shí)力。
說了這么多，最后也不能不提到我們金貿(mào)通外貿(mào)軟件的郵件模板功能。參照這20條郵件秘訣，精心設(shè)計(jì)出的郵件模板定能讓您的郵件營(yíng)銷事半功倍！
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